CAGECFI BENIN SARL

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

des données personnelles

SMQ-INS-02-CBJ-24

Version 02

15 janvier 2026

Responsable du traitement : Monsieur Kodjo Amèvo HOUNDJAGO, Gérant

cagecfibenin@cagecfi.com — 01 41 11 03 99

Article 1 — Préambule

La présente politique de confidentialité est fondée sur l’article 415 figurant au livre V du Code du Numérique relatif à la protection des données à caractère personnel.

Elle mentionne la preuve de l’accomplissement des formalités préalables auprès de l’Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP) et aide toute partie prenante du domaine d’activité de CAGECFI BENIN SARL (clients, employés, fournisseurs, prestataires de services, partenaires divers) à comprendre quelles informations la société collecte et traite, les données personnelles, les finalités visées ainsi que la politique de management mise en place aux fins de respecter la législation en vigueur en matière de protection des données à caractère personnel et de la vie privée en République du Bénin.

Les parties prenantes sont appelées à lire attentivement cette Politique de confidentialité qui engage la société CAGECFI BENIN SARL. En fournissant vos Données Personnelles via nos formulaires, notre site web, nos fiches de recrutement ou contrats d’embauche, vous déclarez que vous avez pris connaissance de la présente politique et que vous y consentez expressément, ainsi qu’au traitement lui-même.

Article 2 — Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos Données Personnelles au sein de CAGECFI BENIN SARL est Monsieur Kodjo Amèvo HOUNDJAGO, le Gérant.

Contact téléphonique : 01 41 11 03 99

Adresse électronique : cagecfibenin@cagecfi.com

Article 3 — Engagement

Le responsable du traitement prend toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité de vos données et respecter les obligations légales en matière de données personnelles. Il s’engage fermement à respecter un ensemble de règles afin de garantir le respect de la confidentialité de l’ensemble des données vous concernant :

• Engagement de transparence : nous détaillons tout au long de ce document la manière dont sont obtenues, stockées, et traitées les différentes données vous concernant ;

• Engagement de sécurisation : des mesures techniques et opérationnelles de sécurisation répondant aux standards du secteur sont appliquées à tous les niveaux de traitement de l’information, qu’il s’agisse de la collecte, du stockage, ou des sauvegardes ;

• Engagement de non-diffusion : aucune donnée ne fait l’objet de diffusion automatisée auprès des prestataires ou de tiers. Certaines informations pourront néanmoins être publiées et diffusées dans la stricte limite des besoins des lois relatives aux systèmes financiers décentralisés, notamment conformément à la Loi n° 2012-14 du 21 mars 2012 ;

• Engagement de respect des droits des personnes concernées : les droits permettant l’accès en consultation, rectification et suppression de certaines de vos données personnelles et l’export de leur ensemble sont assurés ;

• Engagement de respect des législations : le système d’information est en conformité avec les législations en matière de protection des données.

Nous avons mis en place des mesures de sécurité technique et organisationnelle appropriées, pour éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé ou la notification erronée à des tiers des Données Personnelles collectées ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.

Nous garantissons un niveau de protection suffisant en rendant les obligations applicables aux collaborateurs.

Article 4 — Formalités préalables

Le traitement est poursuivi conformément aux autorisations ci-dessous délivrées par l’Autorité de Protection des données Personnelles (APDP) :

• N° 2025-191/AT/APDP/DST/SC : Traitement des données des salariés ;

• Traitement des données des clients (AT en attente d’obtention auprès de l’APDP) ;

• Traitement des données sur site web (AT en attente d’obtention auprès de l’APDP).

Vous pouvez contacter cette Autorité et vérifier les termes de la présente par le biais des coordonnées suivantes :

Téléphone : +229 01 21 32 57 88

Courriel : contact@apdp.bj

Siège : Rue 6.076 (Centre d’accueil Monseigneur PARISOT) Aïdjèdo, Immeuble El MARZOUK Joël

Article 5 — Les données personnelles objet du traitement

Les traitements portent sur les données à caractère personnel collectées auprès des clients, fournisseurs, partenaires, prestataires de services, salariés, ainsi que sur celles collectées via le site web dans le cadre des relations contractuelles, commerciales, professionnelles ou institutionnelles avec l’organisation.

Les catégories de données traitées sont les suivantes :

5.1. Clients, fournisseurs, prestataires de services et partenaires divers

• Nom et prénoms ;

• Raison sociale ;

• Secteur d’activité ;

• Adresse géographique ;

• Adresse électronique ;

• Numéro de téléphone ;

• Registre de Commerce et de Crédit Mobilier (RCCM) ;

• Identifiant Fiscal Unique (IFU) ;

• Informations du Certificat d’Identification Personnelle (CIP).

5.2. Employés

• Photo d’identité ;

• Curriculum vitae ;

• Copie légalisée du certificat de naissance ;

• Copie légalisée du certificat de nationalité ;

• Copie de la Carte Nationale d’Identité ou du Passeport ;

• Diplômes ou attestations de diplômes ;

• Original et copie des certificats de travail ou de stage ;

• Extrait de casier judiciaire ;

• Certificat médical ;

• Plan de situation du domicile ;

• Livret d’assurance de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale, pour mise à jour (employés déjà immatriculés) ;

• Copie légalisée de l’acte de mariage (employés mariés) ;

• Copies légalisées des actes de naissance du conjoint / de la conjointe et des enfants à charge ;

• Relevé d’Identité Bancaire.

5.3. Données personnelles collectées via le site web

• Données d’identification : nom, prénoms ;

• Données de contact : adresse électronique, numéro de téléphone ;

• Données liées au recrutement : curriculum vitae, lettre de motivation, parcours académique et professionnel, coordonnées du candidat, niveau d’étude, spécialité, date de début et durée du stage ;

• Données de navigation et d’utilisation du site : adresse IP, logs de connexion, données de navigation (cookies, pages visitées, horodatage).

Article 6 — Les opérations effectuées

CAGECFI BENIN SARL ne collecte des informations personnelles relatives à ses parties prenantes, ainsi que les données collectées, que pour les besoins exclusifs des prestations de services découlant de ses activités de vente de progiciels de gestion, solutions IT, consulting et formation, objets des contrats et conventions conclus entre elle et lesdites parties.

Les informations recueillies font l’objet des opérations suivantes : collecte, adaptation, exposition et affichage, conservation, copie, exploitation, enregistrement, modification, extraction, sauvegarde, consultation, utilisation, communication par transmission, cryptage, limitation, effacement, structuration, destruction et organisation, destinées à l’atteinte des finalités mentionnées à l’Article 7.

Article 7 — La ou les finalité(s) du ou des traitement(s)

Les informations sont collectées pour les finalités suivantes :

Clients

• Gestion de la clientèle ;

• Fourniture des prestations.

Fournisseurs, prestataires de services, partenaires divers

• Constitution de listes ;

• Évaluation des fournisseurs et prestataires selon les exigences de la norme ISO 9001:2015, point 8.1.3-f).

Employés de CAGECFI BENIN SARL

• Gestion des ressources humaines et de la paie ;

• Obligations légales et fiscales de déclaration ;

• Calcul de la paie, des cotisations sociales, taxes et impôts divers sur les salaires ;

• Assurances obligatoires diverses et autres mesures sociales.

Site web

• Servir de site vitrine de l’entreprise ;

• Recrutement de personnel ;

• Optimisation de l’expérience utilisateur.

Il convient de rappeler que chaque traitement correspond à une finalité précise et unique. Dans l’hypothèse où un seul et même traitement pourrait servir plusieurs finalités, votre consentement sera recueilli distinctement pour chacune d’elles.

Article 8 — Destinataires des données personnelles — Communication et transfert

Les données à caractère personnel sont destinées aux services internes habilités de CAGECFI BENIN SARL, dans le strict cadre de leurs attributions.

Elles peuvent être communiquées, le cas échéant, à la société mère CAGECFI S.A. — TOGO, ainsi qu’aux filiales sœurs du Groupe CAGECFI (Burkina Faso, Côte d’Ivoire, Sénégal, Mali, Cameroun, Gabon, RDC, Rwanda, Burundi, Niger), notamment pour des besoins d’assistance technique, de mise à disposition de personnel ou de support opérationnel.

Les destinataires de ces données sont les suivants :

Aucune donnée ne sera transmise à un tiers. CAGECFI BENIN SARL ne vendra pas, ne louera pas, ne distribuera pas et ne rendra pas vos Données Personnelles commercialement accessibles à des tiers, sauf dans les cas décrits ci-dessus ou avec votre consentement préalable.

Article 9 — Durée du traitement, conservation et stockage

• Les données personnelles des clients sont conservées pendant une durée de dix (10) ans.

• Les données personnelles des salariés sont conservées pendant une durée de dix (10) ans après la rupture de la relation contractuelle.

• Les données personnelles collectées via le site web sont conservées pendant une durée de six (6) mois, nécessaire à l’atteinte des finalités pour lesquelles elles ont été communiquées à CAGECFI BENIN SARL, dans le respect de la réglementation applicable, et sont en tout état de cause anonymisées ou détruites à l’issue de cette période.

Cette durée est déterminée en fonction des obligations légales et réglementaires applicables au domaine d’activité. Passé ce délai, les données sont supprimées ou anonymisées, conformément aux dispositions du Code du Numérique en République du Bénin.

Pour plus d’informations concernant les durées de conservation, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante :

Contact : Fidjrosse Kpota

Téléphone : +229 01 41 11 03 99

Courriel : cagecfibenin@cagecfi.com, panassasolim@cagecfi.com

Les données personnelles sont conservées et stockées comme suit :

Après les durées ci-dessus mentionnées, vos données sont supprimées ou anonymisées.

Article 10 — Les droits des personnes concernées à propos des traitements

La loi vous donne sur vos données personnelles les droits suivants :

• Droit d’accès aux informations collectées ;

• Droit d’interrogation ;

• Droit de rectification ou de suppression ;

• Droit à la portabilité ;

• Droit d’opposition / retrait de consentement ;

• Droit à l’oubli ;

• Droit de modification ;

• Droit de rectification.

Vous pouvez consulter la définition de ces droits sur le site : https://service.apdp.bj/

Vous pouvez exercer vos droits en écrivant à notre Déléguée à la Protection des Données Personnelles (DPDP), soit par courriel, soit par lettre, aux adresses ci-après :

Siège : Fidjrossè Kpota

Courriel : cagecfibenin@cagecfi.com, panassasolim@cagecfi.com

CAGECFI BENIN SARL s’engage à répondre aux demandes des personnes concernées dans un délai d’un mois (30 jours) à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires si nécessaire, en fonction de la complexité et du nombre de demandes. Dans ce cas, la personne concernée sera informée de la prolongation et des motifs du retard.

Article 11 — Plaintes

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données Personnelles. La plainte est :

• déposée au siège de l’institution, Rue 6.076, Aïdjèdo, Cotonou ;

• adressée, par mail uniquement, à l’adresse : contact@apdp.bj.

Ceci est sans préjudice d’un recours devant un tribunal compétent.

Article 12 — Autres dispositions

Si vous avez d’autres questions ou commentaires concernant le traitement de vos données personnelles, n’hésitez pas à contacter notre Déléguée à la Protection des Données Personnelles :

Courriel : cagecfibenin@cagecfi.com, panassasolim@cagecfi.com

Courrier : Fidjrosse Kpota

Téléphone : +229 01 41 11 03 99